Word Formatında İndirmek İçin Buraya Tıklayınız
1.AMAÇ: X Hastanesi’nde TS EN ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Standardı’nda yer alan şartlarla ilgili tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, kontrol edilmesi, kullanımı, revize edilmesi ve dağıtımıyla ilgili esasları tanımlamaktır.
1.AMAÇ: X Hastanesi’nde TS EN ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Standardı’nda yer alan şartlarla ilgili tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, kontrol edilmesi, kullanımı, revize edilmesi ve dağıtımıyla ilgili esasları tanımlamaktır.
2.KAPSAM: Kalite Yönetim Sistemi bünyesinde kullanılan tüm dokümanlarla ilgili iş ve işlemleri kapsar.
3.SORUMLULAR: Başhekim, Kalite Temsilcisi ve Kalite Birim Çalışanları (Dokümantasyon Ekibi), Başhemşire, Tüm Birim Sorumluları
4.TANIMLAR:
Kalite El Kitabı (KEK): Kurumda uygulanan TS EN ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi’nin genel yapısının ifade edildiği temel dokümandır.
Prosedürler (PR): Bir faaliyetin, detaylara inilmeksizin hangi ana kurallar çerçevesinde yürütüleceğini gösteren, iş akış sürecini tanımlayan dokümanlardır.
Proses Planları (PRS): Proses sorumlularının, proses girdilerinin, prosesin kaynaklarının, performans kriterlerinin, proses çıktılarının, işlem basamaklarının ve sorumlularının ve prosesin uygulanması ile ilgili faaliyetlerin tanımlandığı dokümanlardır.
Talimatlar (T): Bir işin, bir deneyin, bir ölçmenin, bir kontrolün nasıl yapılacağını, bir cihazın, bir makinenin nasıl kullanılacağını tarif eden dokümanlardır. Operasyonel seviye dokümanları olmaları sebebiyle uygulamaya yönelik olarak hazırlanırlar.
Görev Tanımları (GT): X Hastanesi’nde görevli personelin görev ve sorumluluklarının ifade edildiği dokümanlardır.
Cihaz Kullanma Talimatları (CT): X Hastanesi’nde kullanılan cihazların kullanım şartlarının ifade edildiği dokümanlardır.
Form (F):Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki faaliyetlerin uygulanmasında, yürütülmesinde ve onaylanmasında kullanılan dokümandır.
Dış Kaynaklı Doküman (DD): X Hastanesi dışında oluşturulan ve hizmetin her aşamasında kullanılan dokümanlardır.
5.UYGULAMA:
Kalite Sistemi çerçevesinde kullanılan kontrollü dokümanların ön yüzlerinde dokümanın adı, kod numarası, yayın tarihi, revizyon numarası, revizyon tarihi, sayfa numarası gibi dokümanı tanımlayıcı bilgiler bulunmaktadır. Ancak, Hastane Bilgi Yönetim Sitemi (HBYS) programının teknik özellikleri nedeniyle ile bu programa bağlı olarak kullanılabilen dokümanlarda söz konusu bilgiler bulunmamaktadır. Program dahilindeki dokümanların Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygunluğu ile ilgili sorumluluk Bilgi İşlem Birimine aittir.
Ayrıca Kalite El Kitabı bu prosedür kapsamı dışında olup, bu konudaki doküman kontrolü ile ilgili esaslar Kalite El Kitabının 4.2.3 ve 4.2.4 maddesinde belirtilmiştir.
5.1.Dokümanların Hazırlanması, Yayınlanması ve Yürürlüğe Girmesi
5.1.1. Kalite El Kitabı hariç tüm dokümanlar, çalışanların ve Kalite Geliştirme Ekibi’nin katkılarıyla, dokümantasyon sorumluları tarafından hazırlanır.
Dokümanın Adı | Hazırlayan | Kontrol Eden | Onaylayan |
Kalite El Kitabı | KaliteYönetim Birimi | Kalite Temsilcisi | Başhekim |
Prosedürler | Birim Sorumlusu | Kalite Temsilcisi | Başhekim |
Talimatlar | Birim Sorumlusu | Kalite Temsilcisi | Başhekim |
Görev Tanımları | Birim Sorumlusu | Kalite Temsilcisi | Başhekim |
Formlar, Listeler | Birim Sorumlusu | ------------------ | Kalite Temsilcisi |
5.1.2. Hazırlanan dokümanlar, X Hastanesi’nin ismi ve devamında dokümanı temsil eden harfler kısaltılarak kodlanır. X Hastanesi doküman kod sistemi aşağıda gösterilmiştir.
§ Kalite El Kitabı XH KEK
§ Prosedür XH PR
§ Talimat XH TL
§ Cihaz Talimatları XH CT
§ Görev Talimatları XH GT
§ Formlar XH F
XH EF
XH BF
XH OF
5.1.3. Dokümanı temsil eden kodlardan sonra, /01’den başlayarak verilen ardışık rakamlar, doküman numarasını belirler.
5.1.4. Dokümanların arka sayfasında bulunan onaylama bölümünde hazırlayanın imzası, kalite temsilcisinin kontrolü ve başhekimin onayı bulunur ve onaylar sonrası dokümanlar yayınlanır. Tüm dokümanların aslı kalite birimindeki orijinal doküman klasöründe muhafaza edilir. Dokümanların, Doküman Dağıtım Toplama Formu ile kontrollü olarak birimlere imza karşılığı dağıtımı yapılır. Tüm dokümanlar yayın tarihi itibariyle yürürlüğe girer.
5.1.5. Kalite El Kitabı Başhekimliğin isteği doğrultusunda kontrolsüz olarak dağıtılabilir. Bilgisayardan çıktıları alınan, kayıt edilen veya fotokopi ile çoğaltılan dokümanlar, “Kontrolsüz Kopya” niteliğindedir.
5.2.Dokümanların Muhafazası:
Bütün dokümanların orijinalleri (yaş imzalılar), XH F/03 Doküman Takip Formu’na kaydedilir; her bir sayfası dosya içerisine konularak, üzeri yazılı klasörlerde, Kalite Yönetim Birimi tarafından muhafaza edilir.
5.3.Dokümanların Revizyonu (Değişiklik-Yenileme):
5.3.1. Kanuni değişiklikler, dış tetkikler, Yönetim Gözden Geçirme Toplantıları, Düzeltici Önleyici Faaliyetler (DÖF) veya uygulama değişiklikleri sonucunda dokümanlarda revizyon yapılabilir.
5.3.2. Her türlü revizyon talebi; talep edenin kimliği ve talebin nedeni ile ilgili dokümanın kodu ve numarası XH F/01 Doküman Değişiklik Talep Formu’nda belirtilmek suretiyle, Kalite Yönetim Temsilcisi’ne sunulur. Dokümanın mevcut ve revize edilmiş hali de bu forma eklenir. Revizyon işlemi, onay alındıktan sonra, dokümantasyon sorumluları tarafından gerçekleştirilir.
5.3.3. Revizyon talebi kelime, cümle, ve paragraf bazında ise revize edilen bölümlerin altı çizili ve koyu renkle yazılması şeklinde revizyon işlemi yapılır. İkinci veya daha sonraki revizyonlarda bir önceki altı çizili ve koyu renkle belirtilen revizyon bölümleri normale çevrilir. Bütünüyle revizyona uğrayan dokümanlar yenisiyle değiştirilir, ayrıca koyu renkle yazılmaz ve altı çizilmez.
5.3.4. Bütün dokümanlarda ilk yayında “Baskı No: 01” , revizyon no ise “0” olarak verilir, ancak revizyon tarihi yazılmaz. Revizyon yapılan dokümanın revizyon no kısmına her revizyonda “01–02…” şeklinde ardışık revizyon sıra numaraları verilir. Revizyon tarihi kısmına ise revizyon yapılış tarihi yazılır.
5.3.5. Kalite El Kitabı hariç tüm dokümanların beşinci revizyon işleminden sonra ilgili doküman yeniden yazılır ve “Baskı No: 02” olarak verilir. Revizyon tarihi ve revizyon no su boş bırakılarak yeniden yayınlanır.
5.3.6. Kalite El Kitabında, sayfa bazında yapılan toplam revizyon sayısı 30 olduğunda Kalite El Kitabı yeniden basılır. Baskı no “1” artırılırken, sayfaların revizyonu “0”dan yeniden başlar.
5.3.7. Yapılan revizyonlar güncellenerek, XH F/04 Doküman Revizyon Takip Formu’na kaydedilir ve iptal klasöründe saklanır. Revizyon işlemi yapılarak güncelliğini yitirmiş genel kullanıma açık dokümanın orijinaline Kalite Yönetim Birimi tarafından “Geçersiz Doküman” kaşesi vurularak, XH PR/02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü’ne göre saklanır.
5.3.8. Revize edilen dokümanların takibi, eski nüshalarının kullanılmaması ve yenilerinin kullanılması ile ilgili tüm sorumluluk dokümanın kullanıcısına ve amirine aittir.
5.3.9. Tüm dokümanların yönetimin gözden geçirme toplantısından önce kullanım açısından, güncellikleri kontrol edilir.
5.3.10. Sistem içerisindeki dış kaynaklı dokümanların (Yönetmelik, Standart, Form, vb.) revizyonları ve güncelliği, ilgili kişi tarafından söz konusu dokümanları yayınlayan kurum takip edilerek yapılır.
