Word Formatında İndirmek İçin Buraya Tıklayınız
1.AMAÇ: Hastanemizde kayıtların muhafazası, korunması, tekrar elde edilebilir olması, saklanma süresi ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin nasıl yapılacağına dair işlemleri tanımlamaktır.
2.KAPSAM: Kalite Yönetim Sistemi ve Sağlık Bakanlığı ile kanuni yükümlülükler çerçevesinde ilişkide bulunulan kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili tüm kayıtları kapsar.
3.SORUMLULAR: Başhekim, Kalite Temsilcisi ve Kalite Birim Çalışanları (Dokümantasyon Ekibi), Başhemşire, Birim Sorumluları, Arşiv Birimi Sorumlusu
4.TANIMLAR:
Kayıtlar: Sağlık Bakanlığı mevzuatı ile Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hastanemizin yürüttüğü faaliyetlere ilişkin olarak tutulan, resmî ve objektif delil niteliğindeki tüm kayıtlardır.
Kalite Kayıtları: XH PR/? Dokümanların Kontrolü Prosedürü’ne göre hazırlanan tüm formlar ve bunlarla ilişkili uygulamalara yönelik tutulan resmi ve objektif delil niteliğindeki tüm kayıtlardır.
5. UYGULAMA:
5.1.Kayıt, herhangi bir faaliyet ya da faaliyet grubu sonucunda ortaya çıkan veri ve bilgileri kalıcı kılmak ve bu suretle ilgili faaliyetlerin ya da faaliyet grubunun etkin işleyip işlemediğinin bilincine varmak amacıyla belirlenir, tutulur ve saklanır.
5.2.Kalite sisteminde oluşturulan formlara yazılmak suretiyle tutulan kalite kayıtları, bu formların kod numaralarıyla ve isimleriyle, diğer kalite kayıtları ise sadece isimleriyle tanımlanırlar. Elektronik veri şeklinde oluşan kalite kayıtları klasör ve dosya adları ile tanımlanırlar.
5.3.Kayıtlara ihtiyaç duyulduğunda rahatlıkla ulaşılabilmesi için dosyalanması muhafazası süresince standart Dosya Planına göre, dosya üzerindeki etiket ve tanımlamalarla kayıtların izlenebilirliği sağlanmıştır.
5.4.Kalite kayıtlarının saklanması, sorumluları ve süreleri XH F/? Doküman Takip Formu’nda belirlenmiştir. Sistem dokümantasyonunda tanımlanan TS EN ISO 9001:2000 standardı ile ilgili kayıtların birim arşivlerinde ve tıbbi arşivde saklama süreleri Dış Kaynaklı Formlar ile yasal şart ve mevzuatlarda belirtilen kayıtların saklanmasına ve imhası ile ilgili doküman Sağlık Bakanlığının yayınladığı Arşiv Yönetmeliğidir.
5.5.Kalite Yönetim Temsilcisi ve diğer tüm birimler Arşiv Yönetmeliğine göre kayıtlarını kontrol edilerek, birimde saklama süresi dolan evrakları tutanak tutup Arşivlik Malzeme Teslim Formu ile Arşiv Birimine iletirler. Genelde arşivde saklama süresi dolan kayıtlar için Sağlık Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde belirtilen hususlar dikkate alınarak tutanak tutmak suretiyle imha edilir.
5.6.Kalite sisteminde yer alan tüm kalite kayıtlarının, okunaklı bir şekilde tutulması, kolaylıkla ulaşılacak şekilde saklanması, dosyalanması ve bakımının yapılması, kayıtları saklamakla sorumlu ilgililerin görevidir. Kalite kayıtlarının (doküman ya da elektronik ortam) saklandığı dosyalar, içinde bulunan kalite kayıtlarının isimleri ile tanımlanırlar. Kayıtlar işin yapıldığı yerde tutulur. Kayıtlar ilgilisine göre doküman üzerinde el yazısı ile tutulabileceği gibi bilgisayar, kaset, disk, disket, CD gibi manyetik ve elektronik ortamda da saklanır.
5.7.Kalite ile ilgili faaliyetlerin sonucunda ortaya çıkan tüm kalite kayıtlarının dışında kalan ve hastane arşivinde bulunacak olan kayıtların işlemleri Sağlık Bakanlığı Arşiv Yönetmeliği ve Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi kapsamında yürütülür.
5.8.Hastanemizde elektronik ortamda oluşan kayıtların bilgi işlem birimi tarafından ana server üzerinden günlük olarak yedeklemesi yapılmaktadır.
